Dış kaynaklı dokümanlar, her kalite yönetim sisteminin bir parçasıdır. Hem kayıt altında tutulması gerekir hem de düzenli olarak takip edilmesi gerekir.
Dış kaynaklı dokümanlar; ilgili işletme / kurum tarafından oluşturulmamış, üzerinde değişiklik yapılması söz konusu olmayan ve işletme dışındaki kaynaklardan elde edilmiş dokümanlardır. İlgili kuruluş, bu dış kaynaklı dokümanları kendi sisteminde bir kaynak olarak tanımlar ve kullanır.
Dış Kaynaklı Doküman Örnekleri
Dış kaynaklı dokümanlara örnek olarak başlıca şunlar verilebilir:
- Yönetmelik, mevzuat gibi yasal düzenlemeler
- Kalite yönetim sistem kaynakları (ISO 9001, ISO 17025 vb.)
- Uluslararası standartlar, kılavuzlar, yayınlar
Dış kaynaklı dokümanların güncelliği sistemin işlevselliği için önem arz etmektedir ve takip edilmek zorundadır. Her uluslararası standardın bir yaşam ömrü vardır ve belirli periyotlarla incelenir ve gerekli görülürse revizyonlar yapılır.
Revize olan dış kaynaklı dokümanların ilgili revizyonlarını sizde kendi kalite yönetim sisteminize dahil etmelisiniz.
Hangi Periyotlarda Güncelliğini Kontrol Etmeliyiz ?
Dış kaynaklı dokümanların hangi periyotlarda kontrol edileceğini kendi sisteminize en uygun olacak şekilde kendiniz belirlemelisiniz. Burada önemli olan nokta alabileceğiniz risk kapasitesi olacaktır.
Değişmiş, revize olmuş bir dış kaynaklı standardın sizin sisteminize etkisinin çok fazla olmayacağını düşünüyorsanız yılda 1 kez bu kontrolü sağlayabilirsiniz.
Ancak bir çok kurum ve kuruluşta 3 aylık periyotlar ile dış kaynaklı dokümanların kontrolü sağlanmaktadır.
Dış Kaynaklı Dokümanların Takibi Nasıl Sağlanır ?
Dış kaynaklı dokümanların takibi genellikle kalite yönetim sistemine dahil edilen bir çizelge yardımı ile yapılır. Bu çizelge içerisinde doküman numarası, dokümanın son yayın tarihi, güncelliğini kontrol eden kişinin bilgisi gibi bilgiler yer alır.
Örnek bir dış kaynaklı doküman takip çizelgesi için aşağıdaki formu doldurursanız, mail adresinize bir örnek çizelge iletilecektir.
Bir diğer takip yöntemi ise; bu süreci outsource etmek, yani bu konu ile ilgilenen dışarıdan bir firmaya bu işi vermek.
Kimyaca, sahip olduğu yazılım aracılığı ile sizin aylık veya yıllık periyotlarda takip etmekte olduğunuz dış kaynaklı dokümanlarınızı çok daha sık süreçlerde takip eder ve size düzenli bilgi akışı sağlar. Böylece sizde sisteminizin güvenliği güncel tutmuş olursunuz.
Ayrıca gerçekleşen revizyonların incelenmesi ve detaylı olarak tarafınıza raporlanması da bir diğer hizmet alanımızdır.
Dış Kaynaklı Doküman Takibi
Sizlerde dış kaynaklı doküman takibi konusunda sorun yaşıyorsanız bize ulaşın. Biz sizin adınıza revizyonları ve güncellemeleri düzenli olarak takip edelim.
